Актуальность
Совещания – важный инструмент работы руководителя.
Руководитель достигает поставленные перед ним задачи (цели) посредством своих подчинённых, своего отдела, то есть группы людей.
Совещания (планерки, пятиминутки, летучки, собрания, деловые встречи, митинги - как бы они не назывались) – одна из форм коммуникации руководителя с подчинёнными. Совещание - от слова «советоваться». Они необходимы, когда руководителю нужно обсудить какой-то вопрос с группой подчиненных.
Качество проведённых групповых встреч во многом зависит от ведущего, то есть от руководителя. Соответственно умение проводить совещания эффективно - важный навык руководителя. Этому навыку можно и нужно учиться.
Виды совещаний: проблемные и информационные
Когда я спрашиваю руководителей, зачем вы проводите совещания, то получаю следующий ответы:
сообщить какую-нибудь информацию,
поставь задачу,
подвести итоги,
замотивировать сотрудников,
разобраться в вопросе,
решить существующую проблему,
устранить недостатки в работе подчиненных,
собрать информацию «с полей»,
и др.
Все эти вопросы, на мой взгляд, можно разделить на две группы:
Информационные;
Проблемные.
Информационные вопросы - это когда между руководителем и подчиненными происходит обмен информацией: постановка задач, объявление планов работы на месяц, запрос информации «из полей» и др. Результат - информация передана и/или получена.
Проблемные вопросы - это рассмотрение и решение какой-либо проблемы, когда в компании идёт что-то не так, как нужно: невыполнение плана продаж, высокий процент брака, большое количество рекламаций от клиентов и т.д. Результат - принятое решение или принятое решение + план действий.
Соответсвенно по содержанию рассматриваемых вопросов совещания могут быть:
Информационные;
Проблемные;
Смешанные (гибридные).
На гибридных совещаниях рассматриваются и информационные и проблемные вопросы. Именно эти совещания, чаще всего (по моим наблюдениям), проходят не эффективно, так как каждый тип вопросов требует своей организации процесса рассмотрения. И именно здесь ведущему (руководителю) не хватает специальных навыков.
Рекомендации:
Старайтесь сократить количество информационных совещаний. Постарайтесь заменить их другими способами коммуникации с подчиненными.
Проводите совещания на проблемные вопросы. Этот вид совещания должны быть основным. Именно при рассмотрении проблемных вопросов, как правило, действительно необходимы консультации с коллегами и подчиненными.
Каждый вид совещания старайтесь организовать и провести по своей технологии (см.ниже).
Как проводить гибридные совещания
Если на совещании вы планируете рассмотреть и проблемные и информационные вопросы, то пользуетесь следующим алгоритмом.
Суть его в следующем:
Сначала рассмотрите все информационные вопросы и затем переходите к проблемным.
Рассматривая проблемные вопросы, убедитесь, что присутствуют нужные люди и есть вся необходимая информация. Если нет, то назначьте отдельное время для специального совещания по данному проблемному вопросу.
Как проводить информационные совещания
Цель организации информационных совещаний - обеспечить эффективный обмен информацией.
Для этого ведущий совещания должен чётко понимать свою цель, какую информацию он хочет передать участникам совещания и/или какую информацию желает получить.
Обсуждаемые вопросы должны касаться всех присутствующих, в их обсуждение должны участвовать все, кого пригласили на совещания. И не следует поднимать, рассматривать, обсуждать вопрос, который будет затрагивать 1-2 участников и не затрагивать всех остальных.
Это должно стать правилом на совещании: «Обсуждаем только вопросы, касающихся всех». Нарушение этого правила, очень часто и приводит к тому, что участники не довольны прошедшим собранием, они задаются вопросом «зачем я был здесь, если этот вопрос меня не касался?!».
Для эффективного обмена информацией следует широко использовать визуализацию и наглядные средства. Для донесения информации покажите слайды, рисуйте на флипчарте или на белой маркерной доске. Для сбора информации раздайте опросник для индивидуальных ответов, разбейте участников на микро-группы по 2-3 человека и пусть они напишут ответы на ваши вопросы на листе бумаги или флипчарта.
Для организации дискуссии придерживайтесь правила «Через минуту отдай пас». Это правило ограничивает время на выступление одному участнику одной минутой, после чего слово передаётся другому участнику.
Если соблюдать эти рекомендации, то информационные совещания должны проводиться достаточного быстро, динамично и полезно для всех участников.
И, позволю себе повторить самую главную рекомендацию здесь: старайтесь сократить количество информационных совещаний. Замените их другими способами общения с сотрудниками: электронная почта, телефонный звонок, личная встреча один на один или встреча микро-группой.
Как проводить проблемные совещания
Проблемные совещания должны быть основным видом совещаний в компаниях. Почему? Потому что производственные проблемы в компаниях в современном мире, как правило, носят междисциплинарный характер, а соответсвенно не могут быть решены одним узким специалистом (юристом, бухгалтером или маркетологом). А значит требуют коллегиального решения, привлечения разных экспертов, учёта мнения различных заинтересованных групп, советов коллег и даже подчинённых.
Процесс рассмотрения проблемного вопроса должен соответствовать процессу принятия решений.
Более подробно о том, как принимать решения, и соответственно, как организовать процесс обсуждения проблемного вопроса на совещании читайте в моей статье «Как правильно принимать деловые решения: рациональный подход».
Заключение
Совещания - важный инструмент руководителя в коммуникации со своей командой.
Обсуждаемые вопросы на совещаниях можно разделить на информационные и проблемные. Соответственно, совещания могут быть информационными, проблемными, смешанными (гибридными).
Основным видом совещаний должны быть проблемные.
Рассматривая информационный вопрос, обеспечьте эффективный обмен информацией.
Решая проблему, организуйте процесс согласно этапам принятия решений: четко сформулируйте проблему, придумайте несколько вариантов решения, выберите лучший вариант.
P.S. Читайте другие мои статье о совещаниях: