Не все совещания проходят так, как мы хотим. Руководители, являясь инициатором и ведущим совещания, могут быть недовольны полученным результатом. Участники встречи могут быть огорчены, считая, что провели время зря, так как были не услышаны. И те и другие могут быть расстроены тем, что потратили время в пустую или больше, чем следовало на споры, на то, что «переливали из пустого в порожнее», не смогли договориться и выработать решение.
Рассмотрим несколько простых рекомендаций, соблюдение которых позволит повысить эффективность совещаний.
1. Как мы сегодня принимаем решение?
Важным моментом, о котором часто забывают, является сообщение участникам встречи, как будет приниматься решение по обсуждаемому вопросу (если, конечно, такое предполагается в конце обсуждения).
Возможны следующие варианты.
Первый. Руководитель (или коллега, инициировавший совещание по данному вопросу) единолично принимает решение после обсуждения с участниками. При этом решение может учитывать, а может и не учитывать мнение группы или отдельных её участников. Соответсвенно, участники встречи выполняют роль поставщиков необходимой руководителю информации, советчиков, генераторов идей.
Второй вариант - когда группа собравшихся принимает решение либо при достижении консенсуса (когда все присутствующие согласны с предлагаемым решением), либо простым большинством голосов (когда за решение проголосовали больше, чем против), либо «особенным» большинством (когда решение принимается, если за него проголосовали не менее 2/3 или 70% или 80% из присутствующих (этот порог может быть любым, о котором следует договориться).
Согласитесь, что разные способы принятия решений по-разному будут влиять на мотивацию участников, на их уровень ответственности и степень включённости в обсуждение. В этом и заключается важность данного организационного момента.
Соответсвенно, ведущий дискуссии по данному вопросу вначале обсуждения должен сообщить группе, как будет приниматься решение. Это делает прозрачным взаимные ожидания от совещания.
2. Через минуту отдай пас
Это правило подразумевает, что в ходе дискуссии время на одно выступление ограничивается 1-й минутой. Далее слово передается другому участнику дискуссии.
Зачем это нужно? Дело в том, что почти всегда в коллективе есть люди, которые в той или иной степени многословны, говорят долго, витиевато. И, если их не прерывать, то они сами не остановятся и будут продолжать свою речь. При этом есть и молчуны, которые вежливо ждут свой очереди. Получается монолог одного. А в совещании важно организовать равноправную дискуссию. И именно это правило будет приучать «долгих ораторов» говорить самое главное и по сути, стимулировать учиться излагать свои мысли кратко и по делу. Молчунам даст «законное» право выступить. В целом дискуссия получается более ритмичной, разнообразной, содержательной и краткой.
Это правило не распространяется на презентации и доклады основных выступающих. Для них может быть установлено отдельным правилом любое другое время. Сейчас я имею ввиду ограничения выступлений во время дискуссий и дебатов.
3. Не повторяйтесь
Весьма распространённым явлением во время дискуссий является повторение оратором своих идей, одних и тех же аргументов для того, чтобы отстоять свою точку зрения. Так же эти идеи могут повторять единомышленники в знак поддержки и солидарности с выступающим. Некоторые могут повторять мысли других, потому что бояться высказать свои истинные альтернативные идеи и/или не желают обострять спор. Каковы бы не были причины повторений они не обогащают дискуссию, не привносят новую информацию в обсуждение, не стимулируют поиск различных вариантов решений, а только «съедают» время.
Отсюда правило «Не повторяйтесь». Уточню. Это не абсолютный запрет, а правило «здравого смыла». Конечно, можно высказать поддержку своему коллеге или повторить мысль, если вас не поняли. Но если разговор принимает характер «топтания на месте» и «переливание из пустого в порожнее», то здесь должно сработать это правило.
В целом, мы можем сэкономить время на совещании, если в процессе дискуссий не будем повторять свои идеи и мысли других коллег, говорить то, что уже было ранее сказано. Оставим это время новому.
4. Говори и рисуй
Старайтесь на совещаниях больше использовать визуализацию.
Презентации докладчиков, сделанные в PowerPoint и выведенные на экран, или распечатанные диаграммы и графики - это всё уже воспринимается как должное.
Сейчас я имею ввиду использование визуальных средств во время дискуссий, дебатов, споров, особенно тогда, когда участники имеют разные точки зрения и решение вырабатывается сложно. Пишите, рисуйте на белых маркерных досках, на листах флип-чарта то, о чём вы говорите. Ведь мысль станет гораздо понятнее, если её нарисовать. Рисунки, образы, наглядность повышает взаимопонимание между участниками и позволяет быстрее выработать решение.
5. Уходим на второй круг
Иногда бывает так, что к концу совещания решение не принято, участники не могут договориться. Или «в финал» выходят варианты решения, ни один из которых не удовлетворяет «заказчика». Или решение принято, но с ним не согласно значительное меньшинство.
В подобных ситуациях, если у группы есть такая возможность и «не горят» сроки, можно сделать паузу в совещании, собраться ещё раз в другое время и продолжить дискуссию.
«Утро вечера мудренее». В течение перерыва участники могут собрать дополнительную информацию, переосмыслить свои позиции и позиции коллег, придут новые мысли и идеи, утихнуть эмоции. Не надо бояться даже отказаться от всех проектов решений и новую встречу начать «как бы сначала».
Это как у пилотов самолётов во время посадки. Если они не видят посадочную полосу или есть другие значительные риски, они принимают решение не садиться в данный момент и уходят на второй круг.
Заключение
Конечно, это далеко не все правила и рекомендации, которые можно использовать для повышения эффективности совещаний и деловых встреч. Мы коснулись лишь тех, которые затрагивают ход групповой дискуссии и не брали во внимание аспекты, связанные с компетенциями самого ведущего, подбора состава участников и другие организационные моменты.
Эти правила обсудите один раз командой руководителей и примите к исполнению. Запишите их на листе флип-чарта, повесьте в комнате для проведения совещаний и соблюдайте.
P.S. Инфографика к статье
