Мозговой штурм - популярный инструмент генерации новых идей. Он прост в использовании и даёт быстрые результаты. Его знают и применяют в учебных заведениях, в различных некоммерческих и коммерческих организациях. К нему обращаются и студенты, и специалисты, и руководители. Не менее распространены и ошибки при его проведении.
В данной статье мы разберём классический мозговой штурм. Описанные здесь простые правила позволят вам более эффективно использовать данную технику для сбора новых идей.
Методика проведения мозгового штурма
Мозговой штурм - это метод разработки предложений для решения какого-либо вопроса или проблемы. Поиск осуществляет группа людей. Цель техники - генерация большого количества разнообразных идей, из которых после будет выбрано лучшее решение.
Повторюсь. Цель - количество. Чтобы в погоне за количеством группа предлагала самые необычные, даже «бредовые» идеи. Чтобы именно в этом «неограниченном» полёте мыслей рождались действительно нетривиальные, оригинальные, гениальные предложения.
Для проведения классического мозгового штурма вам, как ведущему, следует выполнить следующие шаги.
Шаг 1. Сформулируйте вопрос
Конкретно и понятно сформулируйте вопрос, ответы на который предстоит генерировать группе.
Это важный этап. Ведь как вы зададите вопрос, такие ответы и получите. Сравните две формулировки:
«Как увеличить объем продаж?» или
«Как увеличить объем продаж без дополнительных вложений?». Они разные. Первая формулировка широкая. Вторая более узкая, есть ограничение.
Нет правильной или неправильной формулировки вопроса. Вы как «заказчик» мозгового штурма, привлекая к разработке решений «головы» других коллег, просто решите для себя, ответ на какой вопрос, вы хотите получить.
Так как над вопросом работает группа, я рекомендую записать вопрос так, чтобы все могли его постоянно видеть, генерируя будущие решения.
Шаг 2. Сообщите правила
Сообщите группе коллег правила совместной работы. Если группа собирается не первый раз и знает данную технику, всё таки будет не лишним ещё раз напомнить о правилах.
К этим правилам относятся:
Критика идей запрещена (идёт только сбор идей).
Приветствуется свободная генерация идей (не бойтесь предлагать даже самые нереальные необычные предложения).
Регламент на выступление до 1 минуты.
Развивайте и дополняйте идеи других.
Наша цель - количество, чем больше идей, тем лучше.
Шаг 3. Запустите и управляйте дискуссией, фиксируйте идеи
После того, как вы сообщили правила группе, попросите участников высказывать свои идеи. Не нужно задавать очередность выступлений. Пусть коллеги высказывают свои мысли по мере их появления.
Записывайте все озвученные предложения сами, а лучше выберите для этого секретаря (или даже двух, если один секретарь не будет успевать фиксировать все предложения).
Записывайте все предложения так, чтобы их могли видеть все участники. Лучше это делать на листах флип-чарта.
Управляйте ходом дискуссии: задавайте темп, подбадривайте участников и стимулируйте их высказываться, уточняйте идеи, останавливайте критику, «притормаживайте» глубокие обсуждения (задача - генерировать новые идеи), просите высказаться «молчунов», следите, успевает ли секретарь фиксировать предложения.
Среднее время для этого этапа 20-40 минут. В конце подсчитайте количество идей и поблагодарите группу за работу.
Результат мозгового штурма - список идей, который следует обработать, проанализировать и оценить, чтобы выбрать лучшую идею (или несколько идей) для решения заданного вопроса. Но это уже следующий этап процесса решения проблемы, на котором будут использоваться другие техники.
Основные ошибки
при проведении мозгового штурма
При кажущейся своей простоте (участники высказывают идеи, а ведущих их записывает) мы можем совершать следующие ошибки при проведении мозгового штурма. Некоторые из них явные. Другие менее заметные.
Ведущий не записывает для всеобщего обозрения обсуждаемый вопрос
Часто происходит так. Ведущий сообщает группе тему встречи и призывает участников высказать свои предложения. При этом обсуждаемый вопрос не записывается так, чтобы все могли его видеть.
В результате каждый из участников в своей голове может иметь «свою» формулировку и искать решение «своего» вопроса, который немного, но всё же отличается от того, что имел в виду заказчик. В итоге качество идей падает.
Письменный текст более строг и стабилен, чем устная речь. Строг в том смысле, что написать сложнее, чем сказать вслух. Помните, как мы писали сочинение в школе? Как трудно было подбирать слова. Написав, несколько раз переписывали. И останавливались, как правило, тогда, когда текст наиболее точно отражал наши мысли.
Стабилен потому, что повторить несколько раз одинаково без изменений проще то, что уже написано. Ведь всегда можно вернуться к исходной формулировке. И несколько разных человек повторят одно и тоже без искажения смысла, если будут видеть перед глазами написанное.
И так, письменная формулировка потребует усилий от автора вопроса на этапе подготовки, чтобы спросить то, что хочешь спросить, и будет удерживать внимание участников мозгового штурма в процессе выдвижения предложений.
Критика в процессе генерации идей
Критика может быть явной и скрытой.
Явная критика - это когда кто-то из членов команды скажет по поводу высказанной идеи что-нибудь из следующего: «Это на сработает», «Руководство не пропустит», «У нас нет на это бюджета» и т.п.
Скрытая критика проявляется более тонко. Часто в виде вопросов. Например, «А как вы планируете это реализовывать?», «Вы уверены, что это сработает?», «Каковы гарантии, что мы получим результат?» и т.д. Здесь явной критики нет, но автор этих высказываний демонстрирует свой скепсис, неверие в высказанную идею, а может даже и пренебрежение ею. В любом случае, подобные вопросы, если их не останавливать, могут привести к более глубокому обсуждению высказанного предложения, а цель мозгового штурма - не обсуждать идеи, а высказать всё новые и новые предложения.
Любая критика уменьшает желание высказываться вновь, «убивает» креативность и обедняет результаты мозгового штурма. И, соответсвенно, должна быть запрещена.
Ведущий не записывает для общего обозрения высказанные идеи
Нередко, на совещании ведущий мозгового штурма (он же руководитель) записывает высказанные идеи в свой ежедневник или рабочую тетрадь. (Для простоты здесь и далее условимся, что идеи записывает сам ведущий мозгового штурма и выделенной роли секретаря нет).
А если предложения записываются на листе флип-чарта, то исписав его до конца, лист переворачивается.
В результате участники мозгового штурма не видят все ранее высказанные предложения. Это может снизить продуктивность мозгового штурма, так как уменьшает эффект от «перекрёстного опыления», когда одна идея «рождает» другую.
Вывод. Группа должна видеть все выдвинутые предложения. Для этого их следует записывать на листах флип-чарта, а исписанные листы размещать вдоль стен.
Ведущий корректирует предлагаемую идею
Представьте ситуацию. Один из участников мозгового штурма высказывает предложение: «Провести оценку персонала». А ведущий записывает (пусть даже на листе флип-чарта): «Провести аттестацию персонала». То есть записывает её иначе, по-другому, корректирует её, исходя из того, как понял данную идею сам ведущий. Но это разные идеи!
Более правильно было бы, если бы ведущий спросил автора идеи, что он имеет ввиду под оценкой персонала. И записать предложение, сформулированное автором более точно.
Ведущий не записывает идею, аргументируя тем, что «это уже было»
Другая ситуация. Кто-то предлагает провести обучение по 1С. А ведущий мозгового штурма не записывает эту идею, говоря примерно следующее: «У нас уже была идея провести обучение» или «Давайте не будем повторяться, у нас уже было что-то подобное». Кстати, подобные фразы может сказать кто-то из участников мозгового штурма и это можно расценить как скрытая критика.
Но «провести обучение» и «провести обучение по 1С» - это две разные идеи, пусть и очень похожие. Вторая идея дополняет, развивает первую. Этого как раз и предполагается самой концепцией мозгового штурма - развивать идеи других. И будет ошибкой, если ведущий не запишет второе предложение.
Почему это будет ошибкой? Потому что на этапе обработки и оценки идей предложение «провести обучение по 1С», если его не записать, скорее будет утеряно. Об этом предложении могут просто не вспомнить. Особенно, если оценку будут проводить на следущий день да ещё и другие люди. Таким образом на одну идею в итоговом списке будет меньше.
Отсюда правило - ноль критики и записывать все идеи. Пусть даже очень похожие.
Ранее завершение мозгового штурма
Обычно мозговой штурм следует проводить около 40 минут. За это время предлагаемые идеи будут поступать неравномерно: на старте может быть не очень много идей (группа разогревается), затем количество предложений растёт и достигает своего пика, после этого количество мыслей будет уменьшаться, появляются паузы и со временем наступит момент, когда «будто идеи кончились».
И здесь некоторые ведущие ошибочно останавливают мозговой штурм.
Ну, во-первых, не надо бояться пауз. Это значит люди думают. Во-вторых, помните о «втором дыхании» группы, когда за спадом идей может наступить всплеск мыслей. И третье, не следует заканчивать рано мозговой штурм еще по одной причине. Делов в том, значительная часть предложений которые поступят сразу после страта и в первой его половине будут относится к «обычным». Действительно «оригинальные» идеи будут поступать тогда, когда все типичные мысли уже высказаны. Поэтому не следует заканчивать штурм слишком рано, при первых признаках того, что группа «выдохлась». Продлите мозговую атаку. Подбодрите группу. Сделайте легкую разминку. И дайте группе шанс придумать действительно гениальную идею.
Заключение
Многие знают и используют мозговой штурм для выработки новых идей. При этом могут допускать при его проведении явные и неявные ошибки. Применение описанных в этой статье рекомендаций позволит использовать по максимуму потенциал данного инструмента и разрабатывать уникальные идеи недоступные одному человеку.
P.S. Инфографика по ошибкам проведения мозгового штурма.
