Оказывается, это неправильные пчёлы. Совсем неправильные. И они, наверное, делают неправильный мёд.
Слова Винни-Пуха
из одноименного мультфильма
Почему я назвал статью именно так и использовал слова «правильно», «правильные совещания»? Потому что часто совещания проводятся, мягко говоря, не очень эффективно - то есть «неправильно». Давайте разбираться в этом вопросе подобнее и искать этот «правильный мёд».
Каковы симптомы?
Как мы можем понять, что собрание прошло неэффективно? Что говорят или думают участники?
К этим симптомам «плохо» проведённого, «неправильного» совещания можно отнести следующие:
не уложились в запланированное время, потратили слишком много времени на совещание;
время на совещания потратили, а вопрос так и не решили;
участники не понимают, зачем их пригласили на это совещания, в чем их роль;
участнику не дали высказаться или не учли его точку зрения в итоговом решении;
участники чувствуют, что потратили время зря;
участник не понял суть проблемы или принятого решения;
не успели решить какой-либо вопрос;
случился конфликт на собрании, участники поругались;
и др…
Я называю такие совещания «недосовещаниями» - это когда мы что-то не доделали: не договорились, не решили, не успели, не поняли…
И это далеко не все «симптомы» недосовещаний. Но это лишь «симптомы», внешние проявления. А в чём первопричина, источник проблемы?
Причины "недосовещаний"
К ним относятся:
неточно сформулированная цель и желаемый результат,
нет сценария совещания, карты пути к желаемому результату,
приглашены не те люди,
нет специальных инструментов обсуждения, есть просто разговор (спор, дискуссия),
нет визуализации, есть просто разговор (слова, колебания воздуха),
нет контроля за временем (часы есть, регламент есть, нет контроля),
ведущий не может справиться со спорами и с уходом обсуждения от плана,
нет продуманных способов принятия решений,
нет фиксации принятых решений,
и др.
То есть в основе неэффективных совещаний лежит плохая организация совещания, самого процесса обсуждения группой рабочих вопросов. И ответственный за это ведущий собрания. Как это в сказке про Винни-Пуха «неправильные мёд делают неправильные пчёлы».
Как правильно?
В рамках статьи я не могу рассказать обо всех правилах и инструментах проведения «правильных» совещаний. Подробно разобрать эту тему и научиться конкретным инструментам проведения совещания вы можете не одноименном тренинге «Правильные совещания: техники, дающие результат»
Здесь же отмечу три направления, по которым ведущий совещания должен предпринять определенные действия:
Определить цель и результат совещания.
Продумать ход совещания - очередность обсуждаемых вопросов (карту пути).
Подобрать способы организации групповой работы.
Определить цель и результат совещания
Первое, с чего должен начать ведущий совещания - это четко понимать цель совещания и конечный результат, что необходимо получить на выходе, в конце собрания.
Желательно представить конечный результаты в «материи». Например, написать на листе флипчарта не менее 10 предложений по увеличению объема продаж; или составить план работ (со сроками и ответственными) по снижению пересортицы на складе ; или собрать от каждого участника лист А4 с его идеями по проведению корпоративного праздника и т.п.
Подробнее о том, как формулировать цель собрания вы можете прочитать в моей статье "Цель совещания: технология формулирования".
Продумать сценарий совещания (карту пути)
После того, как конечная точка определена следует составить «карту пути», то есть продумать какие вопросы и в какой последовательности следует рассматривать на совещании.
Для этого можно использовать формулировки в виде вопросов. Например, к цели «Написать не менее 10 предложений по увеличению объема продаж» можно предложить следующий «путь»:
Где мы сейчас?
Что нам мешает продавить больше?
Что мы можем сделать, чтобы продавать больше?
Это и есть сценарий, «карта пути» вашего собрания.
Подобрать способы организации групповой работы
Следующим шагом следует определить, каким способом будут рассматриваться вопросы повестки, как организовать групповые обсуждения и сколько это будет занимать времени.
Продолжая пример выше, можно предложить следующие методы.
По первому вопросу выступит коммерческий директор и это будет доклад со слайдами на 5-7 минут. Плюс время на уточняющие вопросы 3 минуты.
Для рассмотрения второго вопроса организую открытую дискуссию, когда участники по очереди могут выступать и говорись о причинах. Регламент на выступление одного человека 1-2 минуты. Причины фиксируем на листе флипчарта. Продолжительность дискуссии 10-15 минут.
Третим шагом буду использовать «Мозговой штурм». Цель за 20-30 минут придумать как можно больше преложение по увеличению продаж. Следить за отсутствием критики. Предложения фиксировать на листе флипчарта. Из составленного списка выбрать в работу 10 перспективных и реализуемых предложений.
Заключение
Совещания - важный инструмент руководителя.
Какими будут ваши совещания, правильными или неправильными зависит, во многом, от ведущего, от его навыков организовывать и проводить совещания.
Этому можно и следует учиться. Чтобы давать правильный мёд надо быть правильной пчелой! :-)
P.S. Читайте другие мои статьи о совещаниях: